Ekonomikontoret on-line

En digitaliserad löne- och redovisningsprocess — ett uppsving för alla.

Från pärmar i mängder till en helt digitaliserad process för redovisning och lönehantering.

Så har Wermsec i Karlstad utvecklats sedan 2018, då de med hjälp av Ekonomikontoret Online och påbörjade sin digitaliseringsresa. ”En långsiktig investering”, som Johan Lindqvist och Torbjörn Arvstäter , ägare på Wermsec AB, beskriver det.

Att gå från manuell till digital hantering av kvitton och fakturor låter många gånger krångligare än vad det är. För de flesta handlar det om ett mindset.

– Det gäller att ha ett öppet tankesätt och att se det som en långsiktig investering.

Vi på Ekonomikontoret i Karlstad har en gedigen erfarenhet av att digitalisera våra kunders verksamheter och vi finns med och ser till att allt blir rätt hela vägen, säger Sören Fagergren, ägare och digitaliserad redovisningskonsult på Ekonomikontoret online.

Nu när digitaliseringen väl har satt sig känns det väldigt bra, säger Johan på Wermsec AB

Digitaliseringen av löne- och redovisningsprocesser krävde inte systembyte.

Digitaliserade Wermsec AB Visma e-ekonomi ett litet system som många större verksamheter inte passar för, men med tredjepartsprodukter kopplades tidredovisningssystem, projektredovisning med API kopplingar med skräddarsydda lösningar till e-ekonomi.

– En stor fördel med att kunna koppla tredjepartprodukter slipper man ett systembyte som tar tid och utbildningar av nya system. Vi hjälper till oavsett vad kunden arbetar i för system, berättar Sören Fagergren.

För Wermsec AB var beslutet om att digitalisera dock inte svårt.

– Att ha en anställd som ska hantera all ekonomi i bolaget är väldigt sårbart, exempelvis om den personen är sjuk eller ska vara föräldraledig. Alla parter jobbar i systemet i realtid. Vi delar upp den löpande hanteringen så effektivt som möjligt.

Det känns tryggt att ha all kompetens samlad hos Ekonomikontoret online, som anlitar expertis när inte vår kunskap räcker till.

Därför valde vi Ekonomikontoret online som affärspartner för redovisning, lön och skatt

För Wermsec AB har personkemin med Ekonomikontoret online varit nästan helt avgörande. Det är så viktigt att känna ett stort engagemang hos de vi möter och det gör vi verkligen. Personligt bemötande och alltid ha samma person är viktigt och en trevlig attityd. Vi får dessutom idag realtidrapporter och snabb återkoppling, menar Johan Lindqvist.

Samarbetet ledde till ökad effektivisering och omsättning

Digitaliseringsprocessen har, så här några år senare, lett till många effektiviseringar för Wermsec AB – även om det inneburit en stor investering av tid initialt.

– Hela processen kostar pengar, absolut, men det är en investering över tid. Det är dock inte Ekonomikontoret online som är den dyraste delen utan det har mer handlat om att koppla ihop alla våra system. Nu när digitaliseringen väl har satt sig känns det väldigt bra.

Ända sedan digitaliseringen av löne- och redovisningsprocesser har Wermsec vuxit för varje år. 2019 omsatte bolaget 3 miljoner kronor och sedan dess har omsättningen ökat ytterligare.

– Vi upplevde en stor skillnad när vi kom över 5 miljoner och började närma oss 10 miljoner kronor i omsättning. Det blir väldigt mycket verifikationer som ska hanteras och hade vi inte haft Ekonomikontoret online i Karlstad hade det varit jobbigt i dag.

Nu sker allt digitalt och i realtid vi slipper sitta med pappershantering, avslutar Johan Lindqvist.
Vi spar in minst 8 timmar administrationstid varje vecka, säger Johan på Wermsec.

Dela inlägget:

Upptäck fler inlägg

Ekonomikontoret on-line

Vi hjälper dig som småföretagare att ta steget fullt ut. Starthjälpen – för att du ska komma igång – skräddarsys för att passa ditt sätt att arbeta.

©2023 Ekonomikontoret on-line.

Sidor

Kontakt

Hemsidan är byggd av Weblab

PERSONUPPGIFTSPOLICY

Ekonomikontoret i Karlstad AB (nedan vi, oss o.s.v.) värnar om dina personuppgifter.

Vi har en policy för att visa dig, och reglera oss själva, hur vi avser behandla din personliga information och uppgifter.  Till att börja med gäller att vi som personuppgiftsansvarig följer gällande dataskyddslagstiftning. För att du ska förstå hur vi arbetar och för att du ska känna dig trygg finns här en närmare beskrivning av vår hantering av personuppgifter. Har du frågor eller funderingar kring denna policy eller annars rörande hur vi hanterar dina personuppgifter så är du välkommen att höra av dig till oss. Skicka gärna ett mejl till info@fagergrens.se så återkommer vi snarast till dig.

VARFÖR VI BEHÖVER BEHANDLA DINA PERSONUPPGIFTER:

a) För att utföra vårt uppdrag som uppdragstagare

Vi lagrar här uppgifter om er såsom namn, organisationsnummer, personnummer, kopia av körkort, id-handling eller pass, registreringsbevis, identifieringskoder, användarnamn, bild, kontaktuppgifter och de övriga uppgifter som lämnas till oss (gemensamt nedan ”Personuppgifterna”). Inom ramen för det uppdrag vi arbetar åt dig sparar vi vår kommunikation med er och eventuell motpart, utredningar, brev, e-post, minnesanteckningar, inlagor och övriga för uppdraget relevanta handlingar (gemensamt nedan ”Handlingarna”). Vi sparar normalt Personuppgifterna och Handlingarna i 10 år efter uppdragets slutförande, eller den tid som annars lagligen krävs av uppdragets natur.

b) För vår fakturering och redovisning samt ev. kontakt med myndigheter

Vi använder här Personuppgifterna för vår fakturering, bokföring och i förekommande fall kontakt med Skattemyndighet eller annan myndighet inom ramen för våra lagliga skyldigheter. Handlingar för bokförings- och redovisningsändamål sparas normalt i 7 år från den dag de bokfördes.

c) För att göra jävskontroller

Vi använder här Personuppgifterna för att jämföra dem med innehållet i vårt klient- och motpartsregister inom ramen för vår obligatoriska jävskontroll. Vi sparar normalt Personuppgifterna i 10 år efter uppdragets slutförande eller den tid som annars lagligen krävs av uppdragets natur.

d) För att hantera jobbansökningar 

Vi använder här Personuppgifterna för att utvärdera och jämföra de som söker arbete hos oss. CV och intresseanmälan ligger även i förekommande fall till grund för personliga intervjuer.  Vi utrangerar löpande personuppgifter från jobbansökningar för personer som inte anställs, i takt med meddelande om icke-anställning. För personer som anställs, eller medger att Handlingarna sparas, sparas uppgifterna normalt i 10 år efter anställningens upphörande eller medgivandet, eller den tid som annars lagligen krävs.

e) För att hantera sociala medier, nyhetsbrev, inbjudningar och annan information om oss

Personuppgifterna kan användas för vår hantering och distribution av meddelanden om event, seminarier, nyheter eller våra nyhetsbrev. Du kan alltid närsomhelst avanmäla dig från våra utskick, eller på annat sätt meddela oss att du inte längre önskar vår information, samt önskar dina personuppgifter utraderade. Vi värnar om din integritet och kommer omedelbart att tillmötesgå din önskan, såvida att din önskan inte hindras av våra skyldigheter eller vår förmåga att utföra ett ev. uppdrag åt dig. Personuppgifterna kommer att sparas så länge tjänsterna är aktiva. Vi kommer omedelbart att förstöra dessa register när tjänsterna blir inaktiva eller vid din tidigare önskan därom.

f) För att tillvarata våra lagliga intressen

Vi kan komma att använda Personuppgifterna för tillvaratagande av våra rättigheter, såsom exempelvis att försvara oss mot krav som eventuellt reses mot oss. Uppgifterna sparas endast så länge det behövs för att vi ska kunna ta till vara våra rättigheter.

g) För vår administration och rutiner

Vi kan komma att dela dina personuppgifter med de företag som hanterar våra IT-system eller levererar tjänster åt oss. Detta sker i den utsträckning det erfordras för en effektiv hantering och för att ge dig som kund en lägre kostnad och högre kvalitet i våra tjänster. I dessa fall upprättar vi personuppgiftsbiträdesavtal med tredje part men är naturligtvis ansvariga för att biträdet hanterar dina personuppgifter enligt våra och lagliga krav. Personuppgifterna sparas endast så länge denna hantering är nödvändig för oss, eller det annars erfordras enligt lag

VAD GÖR VI FÖR ATT DINA UPPGIFTER SKA VARA SÄKRA HOS OSS?

Vi har vidtagit branschmässiga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda dina personuppgifter mot förlust, missbruk, obehörig åtkomst, och oönskad ändring eller förstörelse. Vi ställer höga krav på oss själva, och på våra leverantörer, att hålla branschstandard i linje med ISO 27 000. Det innebär att tekniska funktioner och administrativa metoder i säkerhetsarbetet kontinuerligt ska prövas metodiskt och rutinmässigt förbättras i det dagliga arbetet. För oss gäller tystnadsplikt enligt lag och SRF:s regler. Dessutom undertecknar alla våra anställda en sekretessförbindelse som en del av anställningsavtalet. Anställda är vidare förpliktade att följa denna personuppgiftspolicy.

VILKA ÄR DINA RÄTTIGHETER?

Du har rätt till:

  • Begära att vi ska meddela dig vilka av dina personuppgifter vi hanterar, och begära kopia på dem.
  • Begära att få felaktiga uppgifter rättade eller i vissa fall helt raderade.
  • Begära att vi ska överföra uppgifterna om dig till annan personuppgiftsansvarig.
  • Klaga på att vi hanterar personuppgifter om dig och begära att vår hantering därav ska begränsas.
  • Återkalla ett samtycke som du givit oss för att behandla personuppgifter.
  • Under vissa omständigheter bli informerad om en inträffad personuppgiftsincident.

När delar vi med oss av uppgifter om dig?

Vi lämnar endast ut personuppgifter om dig i dessa situationer:

  • Om du samtyckt till detta.
  • Då det behövs inom ramen för ett uppdrag eller annars krävs för att tillvarata dina eller våra rättigheter.
  • Då det krävs för att vi ska efterleva lag eller vid myndighetsbeslut eller lagliga begäran.
  • När vi anlitar externa tjänsteleverantörer för uppdrag åt oss eller vid anlitande av underkonsulter, specialister inom ramen för uppdrag eller andra konsulter på er begäran.

Vilka personuppgifter har vi om dig?

För att vi ska kunna svara på den frågan behöver du kontakta oss för att se vilka tjänster som du använt hos oss. En personuppgift är en uppgift som direkt, eller indirekt, kan knytas till en nu levande person. Det betyder att väldigt många olika typer av uppgifter kan vara en personuppgift. Förutom de mest självklara, som exempelvis namn och porträttbilder, kan mer svårtydda uppgifter som ett kundnummer eller användarnamn i kodliknande form också vara en personuppgift. Till och med ett bolagsnummer kan vara det om det handlar om ett enmansföretag.

Om du vill klaga på något i vår hantering av dina personuppgifter

Om du är missnöjd med hur vi hanterar dina personuppgifter kan du göra en anmälan till Datainspektionen. Datainspektionen är tillsynsmyndighet för hanteringen av personuppgifter.

Kontakta oss