Ekonomikontoret i Karlstad AB (nedan vi, oss o.s.v.) värnar om dina personuppgifter.
Vi har en policy för att visa dig, och reglera oss själva, hur vi avser behandla din personliga information och uppgifter. Till att börja med gäller att vi som personuppgiftsansvarig följer gällande dataskyddslagstiftning. För att du ska förstå hur vi arbetar och för att du ska känna dig trygg finns här en närmare beskrivning av vår hantering av personuppgifter. Har du frågor eller funderingar kring denna policy eller annars rörande hur vi hanterar dina personuppgifter så är du välkommen att höra av dig till oss. Skicka gärna ett mejl till info@fagergrens.se så återkommer vi snarast till dig.
a) För att utföra vårt uppdrag som uppdragstagare
Vi lagrar här uppgifter om er såsom namn, organisationsnummer, personnummer, kopia av körkort, id-handling eller pass, registreringsbevis, identifieringskoder, användarnamn, bild, kontaktuppgifter och de övriga uppgifter som lämnas till oss (gemensamt nedan ”Personuppgifterna”). Inom ramen för det uppdrag vi arbetar åt dig sparar vi vår kommunikation med er och eventuell motpart, utredningar, brev, e-post, minnesanteckningar, inlagor och övriga för uppdraget relevanta handlingar (gemensamt nedan ”Handlingarna”). Vi sparar normalt Personuppgifterna och Handlingarna i 10 år efter uppdragets slutförande, eller den tid som annars lagligen krävs av uppdragets natur.
b) För vår fakturering och redovisning samt ev. kontakt med myndigheter
Vi använder här Personuppgifterna för vår fakturering, bokföring och i förekommande fall kontakt med Skattemyndighet eller annan myndighet inom ramen för våra lagliga skyldigheter. Handlingar för bokförings- och redovisningsändamål sparas normalt i 7 år från den dag de bokfördes.
c) För att göra jävskontroller
Vi använder här Personuppgifterna för att jämföra dem med innehållet i vårt klient- och motpartsregister inom ramen för vår obligatoriska jävskontroll. Vi sparar normalt Personuppgifterna i 10 år efter uppdragets slutförande eller den tid som annars lagligen krävs av uppdragets natur.
d) För att hantera jobbansökningar
Vi använder här Personuppgifterna för att utvärdera och jämföra de som söker arbete hos oss. CV och intresseanmälan ligger även i förekommande fall till grund för personliga intervjuer. Vi utrangerar löpande personuppgifter från jobbansökningar för personer som inte anställs, i takt med meddelande om icke-anställning. För personer som anställs, eller medger att Handlingarna sparas, sparas uppgifterna normalt i 10 år efter anställningens upphörande eller medgivandet, eller den tid som annars lagligen krävs.
e) För att hantera sociala medier, nyhetsbrev, inbjudningar och annan information om oss
Personuppgifterna kan användas för vår hantering och distribution av meddelanden om event, seminarier, nyheter eller våra nyhetsbrev. Du kan alltid närsomhelst avanmäla dig från våra utskick, eller på annat sätt meddela oss att du inte längre önskar vår information, samt önskar dina personuppgifter utraderade. Vi värnar om din integritet och kommer omedelbart att tillmötesgå din önskan, såvida att din önskan inte hindras av våra skyldigheter eller vår förmåga att utföra ett ev. uppdrag åt dig. Personuppgifterna kommer att sparas så länge tjänsterna är aktiva. Vi kommer omedelbart att förstöra dessa register när tjänsterna blir inaktiva eller vid din tidigare önskan därom.
f) För att tillvarata våra lagliga intressen
Vi kan komma att använda Personuppgifterna för tillvaratagande av våra rättigheter, såsom exempelvis att försvara oss mot krav som eventuellt reses mot oss. Uppgifterna sparas endast så länge det behövs för att vi ska kunna ta till vara våra rättigheter.
g) För vår administration och rutiner
Vi kan komma att dela dina personuppgifter med de företag som hanterar våra IT-system eller levererar tjänster åt oss. Detta sker i den utsträckning det erfordras för en effektiv hantering och för att ge dig som kund en lägre kostnad och högre kvalitet i våra tjänster. I dessa fall upprättar vi personuppgiftsbiträdesavtal med tredje part men är naturligtvis ansvariga för att biträdet hanterar dina personuppgifter enligt våra och lagliga krav. Personuppgifterna sparas endast så länge denna hantering är nödvändig för oss, eller det annars erfordras enligt lag
Vi har vidtagit branschmässiga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda dina personuppgifter mot förlust, missbruk, obehörig åtkomst, och oönskad ändring eller förstörelse. Vi ställer höga krav på oss själva, och på våra leverantörer, att hålla branschstandard i linje med ISO 27 000. Det innebär att tekniska funktioner och administrativa metoder i säkerhetsarbetet kontinuerligt ska prövas metodiskt och rutinmässigt förbättras i det dagliga arbetet. För oss gäller tystnadsplikt enligt lag och SRF:s regler. Dessutom undertecknar alla våra anställda en sekretessförbindelse som en del av anställningsavtalet. Anställda är vidare förpliktade att följa denna personuppgiftspolicy.
Du har rätt till:
När delar vi med oss av uppgifter om dig?
Vi lämnar endast ut personuppgifter om dig i dessa situationer:
Vilka personuppgifter har vi om dig?
För att vi ska kunna svara på den frågan behöver du kontakta oss för att se vilka tjänster som du använt hos oss. En personuppgift är en uppgift som direkt, eller indirekt, kan knytas till en nu levande person. Det betyder att väldigt många olika typer av uppgifter kan vara en personuppgift. Förutom de mest självklara, som exempelvis namn och porträttbilder, kan mer svårtydda uppgifter som ett kundnummer eller användarnamn i kodliknande form också vara en personuppgift. Till och med ett bolagsnummer kan vara det om det handlar om ett enmansföretag.
Om du vill klaga på något i vår hantering av dina personuppgifter
Om du är missnöjd med hur vi hanterar dina personuppgifter kan du göra en anmälan till Datainspektionen. Datainspektionen är tillsynsmyndighet för hanteringen av personuppgifter.
