Lönetjänster

Komplett löneadministration för företag i alla storlekar

Vi sköter löneadministrationen för företag av alla storlekar – från små företag med en anställd till större företag med flera anställda. För att underlätta tidrapporteringen kan din personal enkelt registrera sin arbetstid via webben eller mobilapp, vilket gör processen både smidig och effektiv.

Lönehantering är en av de enklaste delarna att lägga ut från företaget, och vi ser till att alla löner följer de avtal du har tecknat. Har du inget kollektivavtal, ser vi till att lönerna följer de lagar och regler som gäller för dina anställda. En fråga som ofta dyker upp är: ”Har mina anställda tjänstepension?” – något vi gärna hjälper dig att reda ut och säkerställa.

För att uppfylla alla lagkrav inom lönehantering samarbetar vi med lönekonsulter som är specialutbildade inom området. Våra lönekonsulter har stor erfarenhet av att tolka olika anställningsavtal och regler kring LAS (Lagen om anställningsskydd). Detta gör att vi kan garantera att lönehanteringen sker korrekt och i enlighet med alla gällande lagar. Vi erbjuder även avancerad lönehantering via våra underkonsulter som har spetskompetens inom området.

Över 30 års erfarenhet inom redovisningstjänster stärker kvaliteten på den tjänst vi erbjuder. Med vår expertis kan du känna dig trygg i att vi sköter din löneadministration på ett korrekt och effektivt sätt, så att du kan fokusera på att utveckla ditt företag.

Många småföretag som har växtvärk och är i behov av enkla lösningar och ett lönesystem som är flexibelt.

Göra löner själv kräver enormt med kunskap om skatteregler och semestergrundande regler och hur olika ersättningar beskattas.

De flesta lägger ut lönehanteringen till lönekonsulter för de är experter och kan enkelt sätta sig in lönehanteringen. Löneprocessen kan effektiviseras om man använder smarta appar som effektiviserar tidrapporter, utlägg, körjournaler, traktamenten mm.

Vi använder Vismas lösningar kopplad till tredjepartsprodukter.

Om du redan i dag använder ett tidredovisningssystem finns det säkert redan kopplingar gällande arbetade timmar, sjukfrånvaro, semester mm som enkelt kan överföras till ett lönesystem.

Det finns massor med olika upplägg/lösningar.

Vi försöker alltid ligga i framkant med digitala verktyg för att få till det ultimata flödet vid lönehanteringen.

Skräddarsytt flöde för dina anställda

  • tidrapportering – webb – app.
  • traktamenten – webb -app.
  • egna utlägg – webb – app.
  • företagskort
  • reseersättningar – webb -app.
  • digitala körjournaler

De anställda registrerar

  • arbetade timmar/ frånvaro/traktamente/resor och egna utlägg
  • exporteras till ett lönesystem.

Attestflödet

  • anställda klar markerar löneperioden
  • chefen eller attestansvarig attesterar
  • slutattest sker av lönekonsult

Utbetalning av lön via fil

  • utbetalning sker via fil till din bank
  • betalningsattest innan lönefilen skickas.
  • attest av chefen eller attestansvarig

Manuell utbetalning av lön

  • banklista skickas (GDPR säkrat)
  • ansvarig registrerar/betalar ut löneutbetalning i din bank.

Vi erbjuder utbetalningar av egna utlägg

  • swish eller bank fil.

Din anställd slipper ligga ute med egna pengar till nästa löneutbetalning.

Boka tid för att träffa mig

PERSONUPPGIFTSPOLICY

Ekonomikontoret i Karlstad AB (nedan vi, oss o.s.v.) värnar om dina personuppgifter.

Vi har en policy för att visa dig, och reglera oss själva, hur vi avser behandla din personliga information och uppgifter.  Till att börja med gäller att vi som personuppgiftsansvarig följer gällande dataskyddslagstiftning. För att du ska förstå hur vi arbetar och för att du ska känna dig trygg finns här en närmare beskrivning av vår hantering av personuppgifter. Har du frågor eller funderingar kring denna policy eller annars rörande hur vi hanterar dina personuppgifter så är du välkommen att höra av dig till oss. Skicka gärna ett mejl till info@fagergrens.se så återkommer vi snarast till dig.

VARFÖR VI BEHÖVER BEHANDLA DINA PERSONUPPGIFTER:

a) För att utföra vårt uppdrag som uppdragstagare

Vi lagrar här uppgifter om er såsom namn, organisationsnummer, personnummer, kopia av körkort, id-handling eller pass, registreringsbevis, identifieringskoder, användarnamn, bild, kontaktuppgifter och de övriga uppgifter som lämnas till oss (gemensamt nedan ”Personuppgifterna”). Inom ramen för det uppdrag vi arbetar åt dig sparar vi vår kommunikation med er och eventuell motpart, utredningar, brev, e-post, minnesanteckningar, inlagor och övriga för uppdraget relevanta handlingar (gemensamt nedan ”Handlingarna”). Vi sparar normalt Personuppgifterna och Handlingarna i 10 år efter uppdragets slutförande, eller den tid som annars lagligen krävs av uppdragets natur.

b) För vår fakturering och redovisning samt ev. kontakt med myndigheter

Vi använder här Personuppgifterna för vår fakturering, bokföring och i förekommande fall kontakt med Skattemyndighet eller annan myndighet inom ramen för våra lagliga skyldigheter. Handlingar för bokförings- och redovisningsändamål sparas normalt i 7 år från den dag de bokfördes.

c) För att göra jävskontroller

Vi använder här Personuppgifterna för att jämföra dem med innehållet i vårt klient- och motpartsregister inom ramen för vår obligatoriska jävskontroll. Vi sparar normalt Personuppgifterna i 10 år efter uppdragets slutförande eller den tid som annars lagligen krävs av uppdragets natur.

d) För att hantera jobbansökningar 

Vi använder här Personuppgifterna för att utvärdera och jämföra de som söker arbete hos oss. CV och intresseanmälan ligger även i förekommande fall till grund för personliga intervjuer.  Vi utrangerar löpande personuppgifter från jobbansökningar för personer som inte anställs, i takt med meddelande om icke-anställning. För personer som anställs, eller medger att Handlingarna sparas, sparas uppgifterna normalt i 10 år efter anställningens upphörande eller medgivandet, eller den tid som annars lagligen krävs.

e) För att hantera sociala medier, nyhetsbrev, inbjudningar och annan information om oss

Personuppgifterna kan användas för vår hantering och distribution av meddelanden om event, seminarier, nyheter eller våra nyhetsbrev. Du kan alltid närsomhelst avanmäla dig från våra utskick, eller på annat sätt meddela oss att du inte längre önskar vår information, samt önskar dina personuppgifter utraderade. Vi värnar om din integritet och kommer omedelbart att tillmötesgå din önskan, såvida att din önskan inte hindras av våra skyldigheter eller vår förmåga att utföra ett ev. uppdrag åt dig. Personuppgifterna kommer att sparas så länge tjänsterna är aktiva. Vi kommer omedelbart att förstöra dessa register när tjänsterna blir inaktiva eller vid din tidigare önskan därom.

f) För att tillvarata våra lagliga intressen

Vi kan komma att använda Personuppgifterna för tillvaratagande av våra rättigheter, såsom exempelvis att försvara oss mot krav som eventuellt reses mot oss. Uppgifterna sparas endast så länge det behövs för att vi ska kunna ta till vara våra rättigheter.

g) För vår administration och rutiner

Vi kan komma att dela dina personuppgifter med de företag som hanterar våra IT-system eller levererar tjänster åt oss. Detta sker i den utsträckning det erfordras för en effektiv hantering och för att ge dig som kund en lägre kostnad och högre kvalitet i våra tjänster. I dessa fall upprättar vi personuppgiftsbiträdesavtal med tredje part men är naturligtvis ansvariga för att biträdet hanterar dina personuppgifter enligt våra och lagliga krav. Personuppgifterna sparas endast så länge denna hantering är nödvändig för oss, eller det annars erfordras enligt lag

VAD GÖR VI FÖR ATT DINA UPPGIFTER SKA VARA SÄKRA HOS OSS?

Vi har vidtagit branschmässiga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda dina personuppgifter mot förlust, missbruk, obehörig åtkomst, och oönskad ändring eller förstörelse. Vi ställer höga krav på oss själva, och på våra leverantörer, att hålla branschstandard i linje med ISO 27 000. Det innebär att tekniska funktioner och administrativa metoder i säkerhetsarbetet kontinuerligt ska prövas metodiskt och rutinmässigt förbättras i det dagliga arbetet. För oss gäller tystnadsplikt enligt lag och SRF:s regler. Dessutom undertecknar alla våra anställda en sekretessförbindelse som en del av anställningsavtalet. Anställda är vidare förpliktade att följa denna personuppgiftspolicy.

VILKA ÄR DINA RÄTTIGHETER?

Du har rätt till:

  • Begära att vi ska meddela dig vilka av dina personuppgifter vi hanterar, och begära kopia på dem.
  • Begära att få felaktiga uppgifter rättade eller i vissa fall helt raderade.
  • Begära att vi ska överföra uppgifterna om dig till annan personuppgiftsansvarig.
  • Klaga på att vi hanterar personuppgifter om dig och begära att vår hantering därav ska begränsas.
  • Återkalla ett samtycke som du givit oss för att behandla personuppgifter.
  • Under vissa omständigheter bli informerad om en inträffad personuppgiftsincident.

När delar vi med oss av uppgifter om dig?

Vi lämnar endast ut personuppgifter om dig i dessa situationer:

  • Om du samtyckt till detta.
  • Då det behövs inom ramen för ett uppdrag eller annars krävs för att tillvarata dina eller våra rättigheter.
  • Då det krävs för att vi ska efterleva lag eller vid myndighetsbeslut eller lagliga begäran.
  • När vi anlitar externa tjänsteleverantörer för uppdrag åt oss eller vid anlitande av underkonsulter, specialister inom ramen för uppdrag eller andra konsulter på er begäran.

Vilka personuppgifter har vi om dig?

För att vi ska kunna svara på den frågan behöver du kontakta oss för att se vilka tjänster som du använt hos oss. En personuppgift är en uppgift som direkt, eller indirekt, kan knytas till en nu levande person. Det betyder att väldigt många olika typer av uppgifter kan vara en personuppgift. Förutom de mest självklara, som exempelvis namn och porträttbilder, kan mer svårtydda uppgifter som ett kundnummer eller användarnamn i kodliknande form också vara en personuppgift. Till och med ett bolagsnummer kan vara det om det handlar om ett enmansföretag.

Om du vill klaga på något i vår hantering av dina personuppgifter

Om du är missnöjd med hur vi hanterar dina personuppgifter kan du göra en anmälan till Datainspektionen. Datainspektionen är tillsynsmyndighet för hanteringen av personuppgifter.

Kontakta oss